📖 e 社區 完整操作指南

合管委會手冊、總幹事手冊、住戶手冊為一。涵蓋 所有角色 的日常操作、SOP、疑難排解。

🏛️ Part 1: 管委會操作指南

主委委員

1. 委員名單管理

本屆委員、本屆改選、委員卸任/補選 — 完整生命週期管理。

新增委員

新屆期

2 年一屆，到期前 3 個月主委會收到「改選提醒」。新屆期建立後，原本的委員都會自動標記為「已卸任」。

2. 開會通知與紀錄

發開會通知（主委權限）

開會當天 - 簽到

委員手機掃描 QR Code 或後台點「✓ 出席」/「📝 委託」。會議結束後點「結束會議並記錄」→ 填寫決議事項。

3. 委員聊天室

委員私下討論，不對住戶公開。用於臨時議題協調、敏感議題討論。

• 所有訊息即時顯示（3 秒輪詢）
• 支援文字
• （未來支援圖片、檔案）

4. 投票/表決（區權會）

依照 《公寓大廈管理條例》，重大事項需經區分所有權人會議表決。

常見決議類型

• 規約修訂：需 75% 同意（特別決議）
• 重大工程（如外牆整修）：需 50% 或 66% 同意，依規約
• 管理費調漲：需 50% 同意
• 任期改選：依規約

發起投票步驟

5. 財務公開

管委會最重要的工作之一。e 社區提供完整透明化。

每月必做

• 結算當月收支（系統自動算）
• 產出月報（建議加上 PDF）
• 確認公共基金結餘
• 催收逾期管理費（看「💳 管理費」)

6. 文件中心

所有重要文件集中管理：

• 📜 規約
• 📋 會議記錄
• 📄 合約（廠商、保險）
• 🛡️ 保單
• 💰 報價單
• 🏗️ 工程驗收

🏢 Part 2: 總幹事操作指南

總幹事

1. 每日工作流程

🌅 早上 09:00 開機

1. 打開 e 社區後台
2. 看 KPI：待取件、待處理報修、待審核預約
3. 處理昨日未結案

📬 上午 10:00 包裹處理

等物流來 → 「📦 掛號收發」 → 填寫 → 自動 LINE 通知住戶 → 列印 QR 領件單

☎️ 上午 11:00 / 下午 14:00 電話時間

接聽住戶電話，引導用手機操作（更快）

🔧 下午 15:00 報修處理

30 分鐘內分派廠商，不能拖

🌆 傍晚 17:00 收工前

確認所有包裹登記、報修有分派，鎖門關燈

2. 掛號收發 SOP

詳見 總幹事手冊 §2。重點：

• 收到包裹 → 5 秒完成登記
• 冷藏/冷凍 → 1 小時內通知住戶
• 超過 7 天未領 → 打電話催
• 超過 14 天未領 → 依規約處理

3. 報修處理 SOP

詳見 總幹事手冊 §3。時間規範：

• 🚨 緊急：30 分鐘
• ⚠️ 高優先：4 小時
• 📢 普通：24 小時

4. 緊急事件 SOP

詳見 後台緊急事件 + 總幹事手冊 §4

5. 訪客處理 SOP

「🎫 訪客邀請」 → 住戶手機可發 QR → 訪客掃碼登記 → 自動放行

6. 失物招領

「👜 失物招領」 → 登記 → 自動推播全體住戶 → 認領結案

7. 門禁管理

「🔐 門禁管理」 → 編輯密碼（每 3 個月更換）→ 同步 LINE 群組

8. 設施預約

「🏋️ 設施預約」 → 審核住戶申請 → 通過/拒絕

9. 設備保養

「🔧 設備保養」 → 看排程 → 完成標記

10. 防災 SOP

「🆘 防災 SOP」 → 點 SOP → 緊急電話表、應變流程

11. 管理費催收

「💳 管理費」 → 產生本期帳單 → 看未繳/逾期 → 電話/簡訊催收

12. 社區群組審核

「👥 社區群組」 → 審核住戶發文 → 通過/拒絕

13. 住戶私訊

「💬 私訊」 → 選擇住戶 → 對話

👥 Part 3: 住戶操作指南

詳見 住戶手冊（完整版）。重點：

1. 加入社區

用手機掃描管委會的 QR Code，或到 https://houses.0800945.com/e/login.php 輸入社區代碼 → LINE 登入

2. 看公告

手機打開 e 社區 → 「📢 最新公告」

3. 線上報修

首頁右下角 🔧 → 填寫 + 拍照上傳 → 進度 LINE 推播

4. 包裹/掛號通知

管理員登記後，自動 LINE 通知。領件時出示手機 QR Code 或口報戶號。

5. 緊急事件

LINE + Email 推播，停水/颱風/電梯故障即時通知

6. 投票

「🗳️ 投票/表決」→ 點選項 → 確認送出

7. 私訊與群組

「💬 私訊」 1 對 1 ｜「👥 社區群組」公開討論

8. 訪客邀請

「🎫 訪客邀請」 → 填寫訪客資料 → QR Code 自動產生 → 傳給訪客

9. 加到手機桌面

iPhone：Safari → 分享 → 加入主畫面
Android：Chrome → 選單 → 加到主畫面

10. 常見問題

詳見 住戶手冊 §10

🆘 Part 4: 緊急應變

緊急電話表

🚒 119	消防 / 救護
👮 110	警察
⚡ 165	反詐騙
💧 1910	台水
⚡ 1911	台電
🌪️ 166/167	氣象
📞 e 社區客服	02-1234-5678

颱風 SOP

1. 氣象署發警報 → 立即登入後台
2. 「🚨 緊急事件」 → 點「颱風」範本（自動填好）
3. 改嚴重程度為「🚨 緊急」
4. 推播所有住戶
5. 實體公告張貼 1 樓、電梯口
6. 通知警衛加強巡邏、確認發電機
7. 颱風過後：發送「解除警報」通知

地震 SOP

1. 確認所有人員安全（廣播）
2. 暫停電梯（緊急按鈕）
3. 疏散住戶到空曠處
4. 確認瓦斯管線
5. 巡視建築結構
6. 聯絡結構技師評估

火警 SOP

1. 立即按 119
2. 觸發火警警報
3. 疏散住戶（不走電梯）
4. 集合點：1 樓前廣場
5. 配合消防隊
6. 事後：清點、慰問、保險理賠

瓦斯 SOP

1. 立即疏散附近住戶
2. 打 119 + 瓦斯公司
3. 後台緊急推播
4. 關閉瓦斯總開關
5. 通風後再進入

電梯 SOP

1. 確認電梯狀況
2. 聯絡電梯公司（後台「🛠️ 廠商」）
3. 後台「🚨 緊急事件」 → 「電梯」範本
4. 推播住戶
5. 確認無人被關
6. 修復後發送「恢復服務」

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